Une assistance administrative adaptée à votre activité

Deux entreprises peuvent avoir besoin d’une assistante administrative pour des raisons totalement différentes.

Un artisan peut chercher à déléguer ses devis et ses factures parce qu’il passe ses journées sur les chantiers.

Une profession libérale peut vouloir réduire le temps consacré aux documents et aux dossiers.

Une PME peut avoir besoin d’un renfort administratif sans créer immédiatement un poste supplémentaire.

Une association peut chercher à soulager ses responsables ou ses bénévoles.

C’est pourquoi Super Assistante n’aborde pas toutes les structures de la même manière.

L’objectif est de comprendre votre activité, votre organisation et les tâches qui vous prennent réellement du temps afin de construire un accompagnement adapté.

Artisans : retrouver du temps après les chantiers et interventions

Pour un artisan, l’administratif est rarement le cœur du métier.

Pourtant, il faut préparer ou suivre les devis, émettre les factures, vérifier les règlements, relancer certains clients et préparer les documents nécessaires à la comptabilité.

Ces tâches sont souvent réalisées après la journée de travail.

Lorsque l’activité augmente, elles peuvent commencer à s’accumuler.

Faire appel à une assistante administrative indépendante permet de déléguer certaines missions tout en conservant une organisation souple.

Découvrir l’assistance administrative pour artisans

TPE et PME : renforcer l’organisation sans recruter trop tôt

Le développement d’une entreprise entraîne une augmentation naturelle des tâches administratives.

Davantage de clients signifie généralement davantage de dossiers, de documents, de factures, de suivis et d’échanges internes.

Pour autant, le volume de travail ne justifie pas toujours immédiatement la création d’un poste administratif supplémentaire.

L’externalisation permet d’apporter du renfort sur certaines missions précises et d’adapter le volume d’intervention à l’activité réelle.

Voir l’assistance administrative pour TPE et PME

Professions libérales : protéger le temps consacré à votre métier

Dans une profession libérale, le temps consacré à l’administratif peut directement empiéter sur celui consacré aux clients, patients, dossiers ou missions.

La difficulté n’est pas toujours liée à la complexité des tâches.

C’est souvent leur répétition qui finit par représenter plusieurs heures chaque semaine.

Externaliser certaines missions permet de mieux protéger le temps consacré au cœur de l’activité.

Découvrir l’accompagnement pour les professions libérales

Associations : soulager les responsables et bénévoles

La gestion d’une association peut représenter une charge administrative importante.

Même lorsque l’activité repose largement sur des bénévoles, il faut gérer les documents, suivre les dossiers, organiser certaines tâches et assurer la continuité administrative.

Lorsque ces missions reposent sur quelques personnes, leur charge peut devenir importante.

Une assistance administrative extérieure peut apporter un soutien ponctuel ou régulier.

Voir l’assistance administrative pour associations

Indépendants : éviter de tout faire soi-même

De nombreux indépendants commencent leur activité en réalisant eux-mêmes l’ensemble des tâches :

• production ;
• commercial ;
• communication ;
• comptabilité administrative ;
• facturation ;
• organisation.

Ce fonctionnement peut être efficace au départ.

Mais lorsque l’activité progresse, le temps disponible ne progresse pas dans les mêmes proportions.

Déléguer l’administratif permet alors de conserver davantage de temps pour les missions directement génératrices de valeur.

Comment savoir si vous devriez déléguer ?

Certains signes reviennent fréquemment :

• vous faites régulièrement votre administratif le soir ;
• vos factures partent parfois plusieurs jours après les prestations ;
• vous repoussez les relances ;
• vos documents s’accumulent ;
• vous cherchez régulièrement des justificatifs ;
• certains dossiers restent en attente faute de temps ;
• vous avez l’impression de « faire de l’administratif toute la journée » ;
• vous envisagez d’embaucher uniquement pour quelques heures de travail.

Dans ces situations, il peut être utile d’identifier les tâches réellement délégables.

Les services pouvant être adaptés à votre activité

Super Assistante peut intervenir sur plusieurs domaines complémentaires.

Gestion administrative

Suivi de dossiers, documents, classement, organisation et tâches administratives courantes.

Découvrir la gestion administrative externalisée

Facturation et relances

Suivi administratif des devis, factures, règlements et relances.

Organiser vos factures et relances clients

Pré-comptabilité

Organisation et préparation des documents avant leur transmission à l’expert-comptable.

Préparer ses documents comptables

Assistance commerciale

Suivi administratif lié à l’activité commerciale et aux dossiers clients.

Découvrir l’assistance commerciale externalisée

Secrétariat externalisé

Une formule souple permettant de déléguer différentes tâches sans créer un poste permanent.

En savoir plus sur le secrétariat externalisé

Un accompagnement qui doit rester proportionné au besoin

L’objectif n’est pas de multiplier les prestations.

Une bonne externalisation consiste au contraire à identifier les missions pour lesquelles la délégation apporte un véritable gain.

Certaines structures auront principalement besoin de facturation.

D’autres auront surtout besoin d’organisation administrative.

D’autres encore chercheront un renfort plus global.

La mission doit donc être construite à partir de votre situation réelle.