Gestion administrative externalisée : déléguez les tâches qui vous prennent du temps

La gestion administrative est indispensable au fonctionnement d’une entreprise, mais elle ne constitue pas forcément le cœur de votre métier.

Pourtant, elle revient chaque jour : documents à préparer, dossiers à suivre, informations à mettre à jour, pièces à classer, mails à traiter ou courriers à rédiger.

Lorsque ces tâches reposent uniquement sur le dirigeant, elles sont souvent réalisées dans l’urgence ou repoussées à plus tard.

Qu’entend-on par gestion administrative ?

La gestion administrative regroupe l’ensemble des tâches nécessaires au fonctionnement quotidien d’une activité mais qui ne correspondent pas directement à la production ou au métier principal de l’entreprise.

Selon votre organisation, cela peut comprendre :

• le suivi de dossiers ;
• la préparation de documents ;
• le classement ;
• l’organisation numérique ;
• le traitement de courriers ;
• la mise à jour de données ;
• la gestion de documents clients ou fournisseurs ;
• le suivi de tâches récurrentes.

Toutes les entreprises n’ont évidemment pas les mêmes besoins.

L’objectif est donc de déterminer précisément ce qui peut être délégué sans compliquer votre fonctionnement.

Pourquoi déléguer sa gestion administrative ?

Une petite entreprise fonctionne souvent avec des ressources limitées.

Le dirigeant doit gérer les clients, les fournisseurs, la production, la prospection et l’organisation générale.

L’administratif vient s’ajouter à tout le reste.

Au début, quelques heures par semaine peuvent sembler faciles à absorber. Mais lorsque l’activité augmente, la charge administrative augmente également.

Les dossiers s’accumulent, les documents sont classés plus tard, certaines tâches sont repoussées et le dirigeant finit par gérer l’administratif en dehors de ses horaires habituels.

Externaliser une partie de ces missions permet de retrouver une organisation plus régulière.

Une solution flexible

L’un des principaux avantages d’une assistante administrative indépendante réside dans la souplesse.

Vous pouvez choisir de déléguer :

• une mission ponctuelle ;
• quelques heures par mois ;
• certaines tâches récurrentes ;
• une partie plus importante de votre gestion administrative.

La mission peut évoluer en fonction de votre activité.

Vous n’avez donc pas besoin de définir immédiatement un volume important.

Pour les artisans

Les artisans doivent souvent gérer leur administratif en fin de journée, après les interventions ou les chantiers.

Ce fonctionnement peut rapidement devenir lourd.

Déléguer certaines tâches permet de réserver davantage de temps à l’activité productive.

Découvrir l’accompagnement pour les artisans

Pour les TPE et PME

Dans une TPE ou une PME, l’administratif peut être réparti entre plusieurs personnes alors qu’aucune n’a réellement le temps de s’en occuper.

Une assistante externalisée peut apporter un soutien sur les tâches les plus chronophages.

Voir l’assistance administrative pour les PME

Pour les professions libérales

Les professions libérales ont souvent intérêt à protéger le temps consacré aux clients, patients ou dossiers.

Une partie de l’administratif peut être confiée à une assistante indépendante.

Voir l’accompagnement pour les professions libérales

Pour les associations

Les associations reposent parfois sur des bénévoles qui doivent absorber une charge administrative importante.

Externaliser certaines tâches peut permettre de mieux répartir les responsabilités.

Voir l’assistance pour les associations

Gestion administrative et facturation

La gestion administrative est souvent étroitement liée à la facturation.

Lorsqu’un dossier client avance, il faut parfois préparer un devis, suivre une commande, émettre une facture ou vérifier son règlement.

Super Assistante peut prendre en charge ces différentes étapes.

En savoir plus sur la facturation et les relances

Gestion administrative et pré-comptabilité

Les documents utilisés au quotidien servent également à préparer la comptabilité.

Une organisation régulière facilite la transmission des pièces à l’expert-comptable.

Découvrir la pré-comptabilité externalisée

Pourquoi ne pas tout garder en interne ?

Tout conserver en interne est possible lorsque le volume administratif reste très faible.

Mais dès que ces tâches commencent à empiéter sur le temps commercial, le temps de production ou le temps personnel, il peut devenir intéressant de déléguer.

Externaliser ne signifie pas perdre le contrôle.

Vous décidez des missions confiées, des méthodes de travail et des informations accessibles.