Facturation et relances clients : gardez un suivi régulier sans y passer vos soirées

Une activité peut être rentable sur le papier tout en rencontrant des tensions de trésorerie simplement parce que certaines factures partent trop tard ou que les règlements ne sont pas suivis régulièrement.

Pour une petite entreprise, la facturation et les relances font partie des tâches les plus importantes mais aussi des plus facilement repoussées.

Pourquoi la facturation finit-elle souvent par prendre du retard ?

Lorsqu’une journée est remplie de rendez-vous, de prestations ou de chantiers, la priorité est généralement donnée aux clients.

La partie administrative vient ensuite.

Il faut pourtant :

• préparer les devis ;
• envoyer les documents ;
• créer les factures ;
• vérifier les règlements ;
• identifier les échéances dépassées ;
• relancer lorsque cela est nécessaire.

Si le suivi n’est pas fait régulièrement, quelques dossiers peuvent rapidement devenir plusieurs dizaines de documents à traiter.

Envoyer les factures plus régulièrement

Une facture qui n’est pas émise ne peut pas être réglée.

Cela paraît évident, mais dans de nombreuses petites entreprises, plusieurs jours voire plusieurs semaines peuvent s’écouler entre la réalisation d’une prestation et l’envoi de la facture.

Un suivi plus régulier contribue à réduire ce décalage.

Suivre les règlements

Une fois les factures envoyées, il reste à vérifier leur règlement.

Lorsque le dirigeant doit lui-même contrôler chaque paiement, cette tâche peut rapidement devenir fastidieuse.

Une organisation claire permet d’identifier plus facilement les factures réglées, celles qui arrivent à échéance et celles qui nécessitent une action.

Organiser les relances clients

Relancer un client n’est pas toujours agréable, mais cela fait partie du fonctionnement normal d’une entreprise.

La relance gagne à être réalisée de manière structurée et régulière.

Super Assistante peut vous aider à organiser ce suivi administratif selon vos procédures.

Une prestation particulièrement utile aux artisans

Les artisans sont souvent directement concernés par ce problème.

Après une journée sur les chantiers ou en intervention, il reste encore les devis, factures et relances à gérer.

La conséquence est fréquente : certaines tâches sont réalisées tard le soir ou le week-end.

Externaliser une partie du suivi peut permettre de conserver une facturation plus régulière.

Découvrir l’accompagnement pour les artisans

Et pour les TPE et PME ?

Dans une TPE ou une PME, le suivi de facturation peut être réparti entre plusieurs personnes sans qu’aucune n’en ait réellement la responsabilité principale.

L’externalisation permet d’instaurer un suivi plus clair.

Voir l’assistance administrative pour les PME

Facturation et pré-comptabilité vont souvent ensemble

Les factures clients, factures fournisseurs et justificatifs constituent également une partie des documents transmis à l’expert-comptable.

Une organisation cohérente de la facturation facilite donc la préparation comptable.

Découvrir la pré-comptabilité

Quels sont les bénéfices d’un suivi régulier ?

Un suivi administratif plus régulier permet notamment :

• de réduire les oublis ;
• d’envoyer plus rapidement les factures ;
• d’identifier les retards de règlement ;
• de mieux suivre les dossiers ;
• de limiter l’accumulation des tâches ;
• de disposer d’une vision plus claire de la situation.