Assistante commerciale externalisée : gardez le contact client sans accumuler l’administratif

L’activité commerciale ne s’arrête pas après un rendez-vous, un appel ou l’acceptation d’un devis.

Derrière chaque échange avec un prospect ou un client se trouvent souvent plusieurs tâches : préparer un document, mettre à jour un dossier, suivre une demande, envoyer une information, vérifier qu’une action a été réalisée ou organiser la suite.

Lorsque le dirigeant gère lui-même la prospection, la relation client, la production et l’administratif, ce suivi commercial peut rapidement devenir irrégulier.

Super Assistante peut prendre en charge une partie de cette organisation afin de vous aider à conserver des dossiers clients suivis et à éviter que certaines tâches ne soient oubliées.

Qu’est-ce que l’assistance commerciale externalisée ?

L’assistance commerciale externalisée consiste à déléguer une partie des tâches administratives qui accompagnent votre activité commerciale.

L’objectif n’est pas de remplacer votre rôle commercial ni votre relation avec vos clients.

Il s’agit de prendre en charge les opérations de suivi qui peuvent être réalisées en arrière-plan et qui occupent une partie importante de votre temps.

Selon votre fonctionnement, cela peut concerner :

• la préparation administrative de documents commerciaux ;
• le suivi de demandes clients ;
• la mise à jour de dossiers ;
• la préparation ou le suivi de devis ;
• la transmission d’informations ;
• l’organisation de documents clients ;
• le suivi de certaines actions commerciales ;
• le classement ou la centralisation d’informations ;
• la liaison entre activité commerciale, facturation et gestion administrative.

Pourquoi le suivi commercial devient-il vite chronophage ?

Dans une petite entreprise, une même personne peut assurer plusieurs fonctions.

Le dirigeant peut être à la fois commercial, responsable de production, gestionnaire et interlocuteur principal des clients.

Il peut alors se concentrer naturellement sur les tâches les plus urgentes :

• répondre à un prospect ;
• réaliser un rendez-vous ;
• produire une prestation ;
• gérer un problème client ;
• préparer une proposition commerciale.

Les tâches de suivi administratif arrivent ensuite.

Elles sont parfois rapides individuellement, mais leur accumulation représente beaucoup de temps.

Une demande doit être notée. Un devis doit être envoyé. Un dossier doit être complété. Une information doit être retrouvée. Un client doit être recontacté.

Plus l’activité se développe, plus ces petites opérations deviennent nombreuses.

Mieux suivre les dossiers clients

Un dossier client bien organisé permet de retrouver plus facilement les informations nécessaires.

Lorsqu’une entreprise fonctionne avec des informations dispersées entre des mails, des documents, des notes et différents outils, le temps perdu à rechercher une donnée peut devenir important.

L’assistance commerciale peut notamment contribuer à maintenir les dossiers à jour et à centraliser les éléments nécessaires au suivi.

Cela permet au dirigeant ou au commercial de consacrer davantage de temps aux échanges avec les clients plutôt qu’à la recherche d’informations.

Devis et suivi commercial

Le devis constitue souvent une étape centrale du processus commercial.

Après un échange avec un prospect, il faut parfois préparer les éléments nécessaires, mettre en forme le document, assurer son suivi puis organiser la suite lorsque le devis est accepté.

Selon votre fonctionnement et les outils utilisés, Super Assistante peut intervenir sur la partie administrative de ce processus.

L’objectif est de fluidifier le passage entre la demande commerciale et la gestion du dossier.

Voir le suivi de facturation et des relances clients

Ne pas perdre le fil après un rendez-vous commercial

La qualité du suivi peut avoir autant d’importance que le rendez-vous lui-même.

Lorsque plusieurs prospects ou clients sont suivis simultanément, certaines actions peuvent facilement être oubliées ou repoussées.

Disposer d’une organisation administrative plus rigoureuse permet de mieux structurer les étapes suivantes.

L’assistance commerciale peut ainsi aider à transformer les actions commerciales ponctuelles en processus plus réguliers.

Une solution adaptée aux TPE et PME

Une petite entreprise n’a pas toujours besoin d’un poste d’assistante commerciale à temps plein.

Le volume de suivi peut cependant être suffisamment important pour mobiliser plusieurs heures chaque semaine.

L’externalisation permet alors de bénéficier d’un soutien sans créer immédiatement un poste permanent.

La mission peut être adaptée :

• au nombre de dossiers ;
• au volume de devis ;
• à la fréquence des échanges commerciaux ;
• aux périodes d’activité ;
• aux tâches que vous souhaitez réellement déléguer.

Découvrir l’assistance administrative pour PME

Assistance commerciale et gestion administrative

L’assistance commerciale et la gestion administrative sont souvent étroitement liées.

Une demande client peut entraîner :

1. un échange commercial ;
2. la préparation d’un devis ;
3. l’ouverture ou la mise à jour d’un dossier ;
4. l’acceptation du devis ;
5. la réalisation de la prestation ;
6. la facturation ;
7. le suivi du règlement.

Il est donc souvent pertinent d’organiser ces différentes étapes de manière cohérente.

En savoir plus sur la gestion administrative externalisée

Assistance commerciale et facturation

Une fois la prestation réalisée, le suivi commercial débouche fréquemment sur la facturation.

Lorsque les dossiers clients sont correctement organisés, il devient plus simple de vérifier ce qui doit être facturé et quand.

Super Assistante peut également accompagner le suivi administratif des factures et des règlements.

Organiser vos factures et relances clients

Pour quels types d’entreprises ?

L’assistance commerciale externalisée peut être utile à différents profils :

• TPE ;
• PME ;
• indépendants ;
• artisans disposant d’un volume important de demandes ;
• professions libérales ;
• structures n’ayant pas d’assistante commerciale dédiée.

L’intérêt est particulièrement fort lorsque le dirigeant ou les commerciaux consacrent trop de temps au suivi administratif au détriment de la prospection ou de la relation client.

Externaliser sans perdre la maîtrise

Déléguer le suivi administratif commercial ne signifie pas perdre le contrôle de la relation client.

Vous définissez :

• les tâches confiées ;
• les procédures ;
• les outils ;
• les niveaux d’accès ;
• les actions pouvant être réalisées ;
• celles qui restent sous votre responsabilité.

L’organisation doit rester claire et adaptée à votre entreprise.