Secrétariat externalisé ou embauche : que choisir pour une TPE ?

Une TPE qui commence à manquer de temps pour son administratif se retrouve souvent face à deux options : embaucher ou externaliser.

Il n’existe pas de réponse universelle. Le bon choix dépend du volume de travail, de sa régularité, du besoin de présence et de la capacité de l’entreprise à définir les missions.

Le secrétariat externalisé : pour un besoin ajustable

Le secrétariat externalisé consiste à confier une partie des tâches à une prestataire indépendante. L’entreprise achète une prestation définie au lieu de créer un poste salarié.

Cette formule est particulièrement adaptée lorsque le besoin représente quelques heures par semaine ou par mois, varie selon les périodes ou concerne des missions précises.

L’embauche : pour un besoin durable et intégré

Une embauche devient plus pertinente lorsque la charge de travail est stable et importante, que la présence quotidienne est nécessaire ou que le poste doit être fortement intégré à l’équipe.

Un salarié peut également prendre en charge des tâches très diverses qui évoluent au fil de la journée, ce qui est parfois moins simple à cadrer dans une prestation externalisée.

Comparer le coût global, pas uniquement le taux horaire

Pour comparer correctement, il faut regarder l’ensemble des éléments : temps de travail utile, charges liées au poste, équipement, encadrement, recrutement, continuité et flexibilité.

À l’inverse, une prestation indépendante a son propre tarif mais ne répond pas aux mêmes contraintes. Il faut donc éviter les comparaisons simplistes.

La question décisive : combien d’heures de travail administratif avez-vous vraiment ?

Avant de décider, mesurez la charge pendant plusieurs semaines. Notez les tâches récurrentes et le temps qu’elles représentent. Vous découvrirez peut-être que votre besoin est de six heures par mois… ou de trois jours par semaine.

Dans le premier cas, l’externalisation paraît naturelle. Dans le second, l’embauche mérite probablement d’être étudiée sérieusement.

L’externalisation peut servir de phase de transition

Une entreprise en croissance peut commencer par déléguer certaines tâches puis créer un poste lorsque le volume devient suffisamment important. Cette phase permet aussi de mieux comprendre ce que devra contenir la future fiche de poste.

Quelles tâches externaliser en priorité ?

• facturation et relances ;
• préparation de documents ;
• classement et organisation ;
• suivi de dossiers ;
• pré-comptabilité ;
• assistance commerciale administrative.

Pour en savoir plus, consultez notre page secrétariat externalisé et notre accompagnement pour les TPE et PME.

Un critère souvent oublié : le temps de management

Externaliser ne signifie pas qu’aucun pilotage n’est nécessaire. Il faut définir des procédures et transmettre les informations. Mais une embauche demande elle aussi du temps d’intégration, d’encadrement et d’organisation.

Le bon choix est celui qui correspond réellement au niveau de structure dont votre entreprise a besoin aujourd’hui, pas à celui qu’elle espère atteindre dans plusieurs années.