Combien coûte une assistante administrative indépendante ?

« Combien coûte une assistante administrative indépendante ? » est souvent la première question posée avant d’externaliser. Elle est légitime, mais un tarif horaire seul ne permet pas de savoir si la prestation est réellement chère ou économique.

Pour une petite entreprise, il faut surtout comparer trois éléments : le nombre d’heures réellement nécessaires, la valeur du temps récupéré par le dirigeant et les coûts qu’engendrerait une autre solution.

Tarif horaire, forfait ou mission régulière

Une assistante indépendante peut facturer à l’heure, à la demi-journée, à la journée ou selon un forfait défini pour certaines missions. Le mode de facturation dépend du type de travail, de sa régularité et de la visibilité disponible sur le volume.

Une tâche ponctuelle et imprévisible se prête souvent mieux à un décompte de temps. Une mission récurrente peut parfois être organisée avec un volume régulier ou un forfait.

Pourquoi comparer uniquement un tarif horaire est trompeur

Le dirigeant qui consacre quatre heures à une tâche administrative n’a pas nécessairement le même rendement qu’une personne habituée à la réaliser. Il faut donc comparer le coût d’externalisation au temps réellement économisé, pas seulement multiplier un tarif par un nombre d’heures théorique.

Si deux heures de prestation permettent au dirigeant de récupérer une demi-journée consacrée aux clients, aux chantiers ou au développement commercial, l’analyse devient différente.

Le coût caché de l’administratif réalisé par le dirigeant

Le temps consacré aux devis, factures, relances, classement ou recherche de justificatifs a une valeur. Même s’il ne fait l’objet d’aucune facture, il peut remplacer du temps facturable ou du temps de développement.

Il existe aussi un coût indirect : factures envoyées tardivement, relances repoussées, documents introuvables, travail le soir et accumulation de petites tâches.

Externaliser ou embaucher ?

L’embauche devient pertinente lorsqu’un besoin durable et suffisamment important justifie un poste. L’externalisation répond mieux aux situations où le besoin est limité, variable, ponctuel ou concentré sur quelques missions.

Une assistante indépendante n’est donc pas simplement une « salariée moins chère ». C’est une organisation différente, adaptée à des volumes différents.

Pour approfondir ce point, consultez notre guide sur le secrétariat externalisé.

Comment estimer son budget avant de demander un devis ?

Commencez par noter pendant une ou deux semaines les tâches administratives que vous réalisez et le temps qu’elles vous prennent. Classez-les ensuite en trois catégories : tâches que vous devez garder, tâches délégables et tâches qui pourraient être supprimées ou simplifiées.

Cette petite analyse donne une base beaucoup plus fiable qu’une estimation au hasard.

Les missions qui apportent souvent le plus de valeur

• facturation et suivi des règlements ;
• relances clients ;
• préparation administrative pour l’expert-comptable ;
• classement et organisation documentaire ;
• suivi récurrent de dossiers ;
• assistance commerciale administrative.

Découvrez également nos pages dédiées à la gestion administrative externalisée et à la facturation et aux relances.

Le bon indicateur : ce que vous récupérez

Le meilleur calcul n’est finalement pas « combien coûte une heure ? », mais « qu’est-ce que cette heure me permet de ne plus faire moi-même ? ». C’est à partir de cette réponse que l’on peut décider si l’externalisation est pertinente.